"Wir dachten, wir bräuchten mehr Mitarbeiter – dabei brauchten wir nur bessere Prozesse.“
Dank Process Loop sparen wir heute jeden Tag Zeit, Geld und Nerven – und unsere Teams können sich endlich auf das Wesentliche konzentrieren."
Tim Klein
CEO von Media Helden GmbH
Von unseren Kunden
Case-Studys
Transformation des Antragsmanagements für bezahlbaren Wohnraum
Industrie:
Immobilienentwicklung
Technische Implentierung
Airtable, Box, PandaDoc, Twilio, Zapier
Herausforderung und Lösung
Manuelle, papierbasierte Arbeitsabläufe überforderten das Team, das tausende von Wohnungsbewerbungen bearbeitete
Lösung:
Automatisierte Antragsbearbeitung und Kommunikationssystem mit digitalen Arbeitsabläufen und Antragsmanagement
Ergebnis:
Verarbeiteten 3.000 Anträge 3x schneller als der Standard in der Industrie
Hintergrund
Tishman Speyer ist ein globaler Eigentümer, Betreiber und Entwickler von Immobilien, der in Nordamerika, Brasilien, Europa, Indien und China tätig ist. Das Mission Rock Development Team verwaltet in Zusammenarbeit mit den San Francisco Giants und dem Hafen von San Francisco ein 28 Hektar großes, gemischt genutztes Entwicklungsprojekt. Eine Schlüsselkomponente dieses Projekts ist die Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen für preisgünstigen Wohnraum, was eine umfangreiche Kommunikation mit den Antragstellern und ein umfangreiches Dokumentenmanagement erfordert.
Problem
Das Team kämpfte mit einem vollständig papiergestützten Arbeitsablauf für die Bearbeitung von Anträgen auf bezahlbaren Wohnraum. Das bestehende System stützte sich stark auf manuelle Prozesse, die zeitaufwändig und ineffizient waren.
Herausforderung
- Manuelle Dateneingabe für alle Bewerberinformationen und Seriendrucke
- Papierbewerbungen, die gescannt und manuell hochgeladen werden müssen
- Dezentrale Kommunikation über Telefon, E-Mail und Papierpost
- Unorganisierte Dokumentenspeicherung mit einzelnen gemeinsam genutzten Ordnern
- Begrenzte Kapazität, um nur 20 Bewerber gleichzeitig zu bearbeiten
- Keine systematische Möglichkeit, den Bewerbungsstatus und -fortschritt zu verfolgen
Lösung
ProcessLoop führte den Prozess „Minimize Manual“ ein, um das papierbasierte System in einen rationalisierten digitalen Arbeitsablauf umzuwandeln:
- Digitales Antragssystem: Ersetzen von Papier-PDFs durch elektronische Unterschriften und automatisierte Arbeitsabläufe
- Zentralisierte Kommunikation: Automatisierte E-Mail-, Telefon-, Text- und Postbenachrichtigungen über Zapier
- Organisiertes Dokumentenmanagement: Erstellung individueller Box-Ordner mit eindeutigen Links für jeden Bewerber
- Automatisierte Statusverfolgung: Implementierung eines Systems zur Verfolgung und Protokollierung aller Bewerbungsaktivitäten
- Executive Dashboard: Entwicklung eines Übersichts-Dashboards zur Überwachung des Teamfortschritts und des Bewerbungsstatus
"Wir waren in der Lage, über 3.000 Anträge in weniger als einem Jahr zu bearbeiten, was ungefähr dreimal schneller ist, als jemals vorhergesagt wurde. Niemand in der Stadt hatte jemals so viele Anträge so schnell bearbeitet."
Leiter des Entwicklungsteams
Die Transformation
Von: Manuelles, papiergestütztes System, das auf die gleichzeitige Bearbeitung von 20 Anträgen beschränkt war, mit verstreuten Kommunikationskanälen und ungeordneter Dokumentenablage.
Zu: Automatisiertes digitales System, das Hunderte von Anträgen gleichzeitig bearbeiten kann, mit zentralisierter Kommunikation und organisierter Dokumentenverwaltung.
Direkter Impakt
- Bearbeitung von 3.000 Bewerbungen in weniger als einem Jahr (dreimal schneller als der Standard)
- Steigerung der Verarbeitungskapazität von 20 auf Hunderte von Bewerbungen gleichzeitig
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Verringerung der Verwaltungsaufgaben
- Höhere Transparenz durch umfassende Nachverfolgung und Protokollierung
- Bessere Befähigung des Teams durch klare Produktivitätskennzahlen
- Rationalisiertes Dokumentenmanagement mit individuellen Bewerberordnern
- Höhere Genauigkeit bei der Nachverfolgung und Bearbeitung von Bewerbungen
Chris Walton
Tishman Speyer